■ 第2章 いろんな情報が登録できる「住所録づくり」
1. 住所録に情報を登録する
2. お持ちのデータを住所録に取り込む
3. 住所録を活用する
4. 住所録を印刷する

「住所録づくりの手順」
@ 住所録を表示する
　 ↓
A 宛先住所を入力する
　 ↓
B 差出人の情報を入力する
　 ↓
C 住所録を印刷する


１：　住所録に情報を登録する
筆休め2005では、カード形式の住所録を作ることができます。家族４人で、それぞれの住所録ファイルを作っておいてもよいし、１つの住所録ファイルをみんなで共有してもよいでしょう。それではさっそく、住所録ファイルを作って住所録を登録してみましょう。
１ [住所録]ウィンドウの使い方
　
[住所録]は、「一覧表」と「カード」で構成されています。
　
@ 一覧で印刷されている人の情報が下のカードに表示されます。
A 印刷マーク
連続印刷時に印刷する／しないが指定できます。
B 一覧表示
C 印刷マーク
連続印刷時に印刷する／しないが指定できます。
D 個人の情報を各タブごとに分類します。
E [郵便番号検索]ボタンで、住所や氏名の入力が省力化できます。
F 宛先として印刷する／しないが指定できます。
G カード表示
H 宛先住所を会社宛にするか自宅宛にするか指定します。
I マウスで上下にドラックして一覧とカードの表示領域を変えることができます。
補足
住所録には最大10万件の個人情報が登録できます。
[住所録]ウィンドウで使用するツールボタン
画面上部に表示されます。
　
A 指定の番号のカードへジャンプ
B 先頭のカードへジャンプ
C 1つ前のカードへ移動
D 次のカードへ移動
E 最後のカードへジャンプ
F 一覧･カードの表示について設定と宛名・差出人設定
画面下部に表示されます。
　
ア [カード追加]ボタン
イ [カード複写]ボタン
ウ [カード削除]ボタン
エ [カード並べ替え]ボタン

オ

 [検索／置換]ボタン
カ [抽出]ボタン


2 住所録ファイルの作成と保存
　
新規に住所録を開く
「筆休め2005」を起動し、「ショートカットバー」の[新規作成]-[住所録]をクリックすると新しい[住所録]が表示されます。

補足
新規作成時、現在開いている住所録に変更が行われているときは、変更内容の保存を確認するダイアログが表示されます。変更を保存する場合は、[はい]をクリックします。
ヒント
ボタン上にマウスポインタを移動すると、ボタンの機能名が表示されます。
注意
ATOKなどの文字設定のボックスと重なる場合があります。その場合は、マウスで文字設定のボックスを左にドラッグして移動させて使用できる状態にしてください。
保存した住所録を開く
作りかけで保存しておいたものや、保存しておいた別の住所録ファイルを開くには、次のように操作します。
@ ツールバーの[開く]ボタンをクリックします。
A [ファイルを開く]ダイアログが表示されます。開きたい住所録ファイルを選択し、[開く]をクリックします。
住所録を保存する
@ [ファイル]-[別名で保存]をクリックします。
補足
保存した後は、ツールバーの[上書き保存]ボタンでも保存できます。
A 下のダイアログが表示されます。住所録を保存するフォルダを指定し、続いて住所録の名前を入力してから[保存]をクリックします。
　


３ 宛先住所を入力する
　
ここでは、住所録ファイル中の１件ごとのデータ入力方法を説明します。
筆休め2005で宛先を入力するには、３つの方法があります。
　（1）郵便番号辞書で住所まで入力
　（2）名前から順番に入力
簡単な順に、入力方法を説明していきます。
郵便番号から住所を自動入力
@ 宛先の[〒]欄に7桁の郵便番号を入力し、[郵便番号検索]ボタンをクリックします。
補足
旧5桁の郵便番号でも検索可能です。
A 住所が検索され、[住所1]の欄に入力されます。
注意
住所を入力してから郵便番号検索を行うと、住所から郵便番号を検索していますので住所は空欄にしておいてください。
補足
番地や建物名など、[住所1]の欄に入力しきれないときは、続けて[住所2]の欄に入力してください。
B あとは番地や建物名を入力すれば、住所の入力は完了です。
ヒント
郵便番号検索で、旧5桁の郵便番号を入力したときや、候補が複数検索されたときは、[郵便番号検索]ダイアログが表示されます。
A 該当する候補をクリックします。
B [OK]をクリックします。
[カードへの置換方法]の[〒を置換する]と[住所1を置換する]では、既に入力されている郵便番号や住所を、選択した候補の住所や郵便番号に置き換えるか指定します。さらに[住所1を置換する]を指定したときは、住所の前に都道府県を付ける／付けないの指定を行います。
C 名前やその他の情報を入力します。入力方法は「名前から順番に入力」をご覧ください。
　
住所から郵便番号を自動入力
@ 住所を入力してから[郵便番号検索]ボタンをクリックします。
　
ア 住所を入力します。
イ [郵便番号検索]ボタンをクリックします。
A [郵便番号検索]ダイアログが表示されます。[OK]をクリックすると、候補に表示された郵便番号と住所が[郵便番号]と[住所1]の欄に入力されます。
　
ウ 置き換えを指定します。
エ 郵便番号と住所の組み合わせが表示されます。
注意
右のダイアログの[カードへの置換方法]で[住所1を置換する]チェックボックスが選択されていると、候補に表示されている住所が[住所1]の欄に入力されます。住所の番地まで既に入力してあるときは、[住所1を置換する]のチェックボックスを非選択にしてください。
B 名前やその他の情報を入力します。入力方法は「名前から順番に入力」をご覧ください。
会社名から郵便番号・住所を自動入力
会社宛の場合は、[会社宛]のタブをクリックし、[会社名]の欄に会社名を入力すると、事業所として登録されている会社情報が検索されます。
@ 会社名を入力し、[郵便番号検索]ボタンをクリックします。
A [郵便番号検索]ダイアログが表示されます。候補を選択し[OK]をクリックすると、郵便番号、住所、会社名がそれぞれの欄に入力されます。
　
ア 該当する候補を選択します
注意
候補に表示されている住所や会社名が入力欄に入りきらない長さのときは、メッセージダイアログが表示されます。このときは、制限文字数以降の文字は削除されます。
ヒント
[郵便番号検索]ダイアログでは、次のように[検索方法]を選択して再検索ができます。
ア 現在入力されている情報が表示されます。
イ 入力されている情報から検索キーを指定します。
名前から順番に入力
@ [氏名]欄にカーソルを移動し、名前を入力します。
　
　
ア 読みは自動的に入力されます。間違っているときは、カタカナを入力し直してください。
イ 氏名の読みに応じた位置にカードが割り振られます。
注意
姓と名の間にはできるだけスペースを入れるように統一してください（半角でも全角でも可）。連続印刷時など、姓と名の間に均等に間隔をあけて美しく印刷することができます。
ヒント
宛先の連名は5つまで指定できます。連名に付ける敬称も一覧から選択できます。印刷しない連名は、右のボタンをクリックしてピンを倒しておきます。
ア クリックするとピンが倒れます。
A 敬称、間柄、差出人を選択する
[敬称]欄右側のボタンをクリックし、表示される一覧から適切な敬称をクリックします。
[敬称]と同じように[間柄][差出人]欄右側のボタンをクリックし、表示される一覧から候補をクリックします。
補足
間柄は特に指定しないと［友人］になります。
ヒント
適切な候補が一覧にないときは、新しい間柄を直接入力することができます。
ア 表示されていた文字に上書きできます。
参照
複数の差出人情報を入力し、必要に応じて切り替えて使うこともできます。
詳しくはコチラ
参照
[カード表示設定]ダイアログの[入力リスト編集]タブでは、間柄や敬称などの候補を追加／変更／削除できます。
詳しくはコチラ
B 自宅宛の住所を入力する
[自宅宛]タブの[自宅住所]欄にカーソルを移動し、自宅住所を入力します。
参照
[郵便番号検索]ボタンの使い方をご覧ください。
C 会社宛に宛名を作成する場合、会社情報を入力する
[会社宛]タブをクリックします。
会社の宛先情報の各項目が表示されます。自宅住所と同じ手順で勤務先の情報も入力します。
補足
番地や建物名など、[住所1]の欄に入力しきれないときは、続けて[住所2]の欄に入力してください。
ヒント
[会社宛]タブで[郵便番号検索]ボタンを使った場合、会社固有の郵便番号を持っているときのみ、会社名から郵便番号や住所を検索することができます。
　 必要な場合、事業所名、部署名、役職名も入力します。
ヒント
会社名、事業所名、部署名、役職名の各項目の右側のボタンをクリックすると、以前に入力した名称が表示され、選択することができます。
参照
[カード表示設定]ダイアログの[入力リスト編集]タブでは、部署名、役職名などの項目を追加／変更／削除できます。
詳しくはコチラ
　 これで、宛名印刷に必要なカード情報の入力は終了しました。下は会社宛のときの[宛名]ウィンドウの表示サンプルです。会社名や部署名なども適切に配置されています。
　
　
ア 役職
イ 部署
ウ 差出人欄
エ 会社名
オ 事業所名
4 差出人の情報を入力する
　
差出人とはハガキや手紙などを送る側の人です。差出人はあらかじめ入力しておきましょう。住所録のすべてのカードに共通で印刷できます。複数の差出人情報を入力し、必要に応じて切り替えて使うこともできます。
参照
差出人の住所や氏名を自動入力する場合は、[郵便番号検索]を活用することができます。
差出人を入力する
@ ツールバーの[差出人編集]ボタンをクリックします。
　
A [差出人情報設定]ダイアログが表示されたら、[郵便番号検索]ボタンを利用して差出人情報を入力します。必要な場合は、宛名に添える連名も入力し、[OK]をクリックします。
　
　
ア 印刷する条件を指定します。
イ ピンが倒れていると、その項目は、印刷されません
ヒント
会社の情報や電話番号などを入力するときは、[会社]、[TEL/FAX等]の各タブをクリックします。
ア 項目横の各ピンをクリックすることで、印刷する／しないの指定ができます。
注意
[印刷条件]では、[連名を印刷する]か、[会社を印刷]するかのいずれかを選びます。ただし、連名の横のピンをクリックして倒しておくと、[連名を印刷]ボタンが押されていても、連名は印刷されません。[会社]タブの項目も同様に[会社を印刷]ボタンが押されていても、ピンが倒れていると印刷されません。
複数の差出人を設定する
「筆休め2005」を家族などで共有している場合、差出人を別々の名前で登録できます。
追加をクリックして新しい差出人を追加することができます。
補足
差出人は30名まで追加できます。
ヒント
[差出人名変更]ボタンで、現在表示されているタブの差出人名の変更ができます。[削除]ボタンでは、差出人を削除します。
5 その他の詳細データを入力する
　
宛名印刷に必要な項目の他に、個人情報のデータベースとしても活用できるように、住所録には、携帯やE-mailアドレスなどさまざまな情報が登録できます。各タブをクリックして項目にデータを入力します。
ア [個人データ]タブ
イ [会社データ]タブ
参照
通常これらは印刷とは直接関係のないデータですが、宛名面に印刷することもできます。
詳しくはコチラ
ヒント
使用しているディスプレイが高解像度のとき、[カード表示設定]-[入力・表示]タブの[カードレイアウト]で[詳細表示]を指定すると、[自宅宛]タブ内の項目が[個人データ]タブに統合され、一度に表示することができます。[会社宛]タブ内の項目も、[会社データ]タブに統合されます。
任意のチェックフリー項目がチェックされている／いないで、抽出や検索の条件として指定できるようになります。チェックフリー項目も任意に名前を付けることができます。
ア [追加データ]タブ
イ ５つのチェック項目が利用できます。
ウ 任意のフリー項目を入力します。
エ ボタンをクリックしてチェックON/OFFを切り替えます。
参照
検索・抽出の操作方法をご覧ください。
詳しくはコチラ
参照
「備考1」「フリー1」などに項目名を付けるには、「7カード表示の設定をする」の「項目名の編集」をご覧ください。
詳しくはコチラ
郵便物を送った・受け取った・喪中欠礼の履歴記録を残せます。[年賀]の場合に限り、喪中マークを付けることもできます。また、暦年移動ボタンをクリックするごとに、１年ずつ表示が移動します。過去８年から今年プラス１年の10年分の出受記録を付けることができます。
ア [履歴]タブ
イ 暦年移動ボタン
ウ 対象の種類を切り替えます。
エ クリックする毎に表示がかわります。
オ 出受記録をクリックして付けます。
カ ５年分が表示されます。
受
⇒ ⇒
出
⇒ ⇒
補足
2001年の暮れに年賀状の宛名面を印刷したとすると、[年賀]の2002年に[出]マークが自動的に付きます。カモメールの宛名面を印刷すると、その年の[暑中]に自動的に[出]マークが付きます。
コンピューターのタイムスタンプを参照し、自動的に年号表示が切りかわります。
例）2000年12月31日
例）2001年1月1日
＊ 過去8年を超えた9年前の記録は削除されます。
6 入力情報の追加・複写・削除をする
　
追加
1人の情報の登録が完了したら、ツールバーの[カード追加]ボタンをクリックし、新しい人の登録に移ります。
ア 追加ボタン
差出人は30名まで追加できます。
補足
ショートカットバーの[追加する]をクリックしても追加できます。
補足
[住所録]ウィンドウの上にはカードの番号が表示されます。[現在のカード番号／カード総数]で表示されます。
複写
カードを複写するには、ツールバーの[カード複写]ボタンをクリックします。次のダイアログが表示されます。[OK]をクリックすると、現在表示しているカードが住所録に複写されて追加されます。同じ会社の人を入力するときなど、カードを複写し、共通する部分を利用することができます。
補足
ショートカットバーの[複写する]をクリックしても複写できます。
削除
カードを削除するにはツールバーの[カード削除]ボタンをクリックします。次のダイアログが表示されます。[OK]をクリックすると、現在表示しているカードが住所録から削除されます。
補足
ショートカットバーの[削除する]をクリックしても削除できます。
７ カード表示の設定をする
　
[カード表示設定]ダイアログを確認する
[カード表示設定]ダイアログでは、住所録カードの項目名や表示方法の変更など、住所録をより便利に使いこなすための詳細な設定を行います。
@ ツールバーの[設定]ボタンをクリックし、表示されるメニューから[カード表示設定]を選択します。クリックします。
A [カード表示設定]ダイアログが表示されます。[入力・表示]、[入力リスト編集]、[項目名編集]の3つのタブを切り替えることにより、各項目を詳細に設定できます。
　

入力と表示方法の設定
[入力・表示]タブの各設定項目は、チェックボックスが選択された状態で次のように機能します。
カードレイアウト 標準： 宛名印刷に必要な項目を中心に、わかりやすく分類して表示します。
詳細： 高解像度のときに、[自宅宛]と[個人データ]が､[会社宛]と[会社データ]が同じタブに統合され、個人・会社データをまとめて表示します。
カードの書体サイズ カードに表記する書体のサイズを指定します。
[カード入力時にかな漢の入力モードを切り替える」 日本語入力システムが、かな漢字入力モードになっていない場合でも、住所録カードの項目内にカーソルを置くと、自動的にかな漢字入力モードになります。
[入力時のフォントに「HG新楷書体」を使用する] 住所録カードに入力されている文字をHG新楷書体で表示します。HG新楷書体を使うと、人名・地名に使用される特殊な漢字も表示され、便利です。
[カードのイラストを表示する] [住所録]ウィンドウ右側の人型のボタンをクリックすると、カードに使ったイラストを選択表示することができます。
[送信メールソフトの設定] メールを送信する際に起動させるメールソフトを指定することができます。右側の［参照］ボタンをクリックして、メールソフトを設定します。

入力リストの編集
[カード表示設定]ダイアログの[入力リスト編集]タブでは、敬称や間柄など、入力項目右側のボタンをクリックして表示される入力リスト内の候補を追加／変更／削除します。次のように候補を追加します。
@ ここをクリックします。
A 入力項目の種類を選択します。
B [追加]をクリックします。
C 新しい名称を入力します。
D [OK]をクリックします。
※ 選択した入力項目内の候補が表示されます。
補足
候補を選択した状態で[編集]ボタンをクリックすると、候補の名前が変更できます。候補が選択された状態で[削除]ボタンをクリックすると、候補が削除されます。
項目名の編集
[カード表示設定]ダイアログの[項目名編集]タブでは、住所録内の「備考」「フリー」のような予備項目の項目名が変更できます。
@ カテゴリーを選択します。
A ここをクリックして、設定する項目名を選択します。直接入力することもできます。
B [OK]をクリックします。
※ カテゴリー内の初期値の項目名が表示されます。
C [カード表示設定]ダイアログが閉じ、カテゴリー内の項目名が変更されます。
ヒント
同様に、[フリー]と[履歴]の項目名も編集することができます。
ア ここを選択すると、項目名を付けることができます。任意の項目名を入力することもできます。
イ チェック項目にも名前を選択・入力することができます。
ウ 現在、お中元、お歳暮、備考1となっている項目名を変更することができます。
参照
各項目の入力方法については、「5　その他の詳細データを入力する」をご覧ください。
詳しくはコチラ


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