２：お持ちのデータを住所録に取り込む
「筆休め」の住所録に、他のアプリケーションで作成した住所録データを取り込みます。
１ 住所録ファイルへの取込み
　
取込みファイルを指定する
@ まず、他のアプリケーションで作った住所録データを、CSV形式で保存しておいてください。（保存の詳しい説明は、住所録を作成したアプリケーションのマニュアルをご覧ください）
A 画面左上の[ファイル]メニューから[他の住所録の取り込み]をクリックして選択します。
B 取込み確認が表示されます。[はい]をクリックします。
　
C 「他の住所録の取り込み」画面が表示されます。@のように取り込むファイルの種類をクリックして選択し、Aの[次へ]をクリックします。
　
注意
開いている住所録に、すでに情報が入力されている場合取り込む情報が追加されます。
D [ファイル]欄の右の[参照]をクリックします。
　
E @をクリックして[ファイルの場所]ボックスに取り込むファイルを選択し、Aの[開く]をクリックします。すると選択したファイル名が「4　取り込みファイルを選択する」の画面に表示されます。[次へ]をクリックします。
「筆休め2006」の項目に割当てる
取り込む住所録データの各項目を、「筆休め2006」の項目に割当てます。割当て方は、「一括割当」と「手動割当」の2通りあります。「一括割当」ができないときは「手動割当」の手順で進めてください。
A一括割当
ハガキ作成ソフトや電子メール用ソフトなどで作った住所録データは、[一括割当]機能を使って、自動的に「筆休め2006」の項目に割当てることができます。
B手動割当
[一括割当]欄に表示されないソフトのファイルデータは、各項目を1つずつ「筆休め2006」の項目に割当ててください。
補足
Excelのデータを取り込んだときは、「シート項目の選択」画面が表示されます。
[Shift]キーを押しながらカーソルキーを移動すると、取り込む範囲を変更できます。
A一括割当
@の[一括割当]のリストボックス右の[▼]をクリックして住所録を作成したソフトをさがし、クリックして選択します。
※ここをクリックして上下にスクロールさせ、リストのなかから住所録を作成したソフトを選択してください。
確認の画面が表示されます。Aの[はい]をクリックします。
元の住所録の各項目が一括して割当てられます
注意
「一括割当」で取り込むことができるデータは下記の通りです。
筆休め2002住所録ファイル形式
筆まめV13 住所録ファイル形式
筆ぐるめ10住所録ファイル形式
筆王2003住所録ファイル形式
B手動割当
@のように[CSVファイルの項目]を１つづつクリックして選択します。割当てる項目をカテゴリタブを切替えながら、Aの[住所録の項目]から選択します。Bの[割当]をクリックします。
ア カテゴリタブ
イ 「筆休め2006」住所録の項目が表示されます。
ウ 取り込んだデータファイルの1件目データが表示されます。
[CSVファイルの項目]の[割当]に割当てた項目が表示されます。
エ ここに割当てた項目が表示されます。
上記の手順を繰り返し、[CSVファイルの項目]の各項目を割当てたら、Cの[完了]をクリックします。
注意
項目名も住所録に取り込むときは、［項目名を読み飛ばして変換する(K)］を選択しておいてください。
取り込んだ住所録の保存
「住所録」ウィンドウに取り込んだデータが追加されています。
これで、住所録の取り込みが終了しました。[ファイル(F)]メニューから[別名で保存]を選択します。

　
2 郵便番号や住所を自動で修正する
　
現在開いている住所録に入力されている5桁の郵便番号や、古い住所表記を正しい表記に変更することができます。
@ [住所録]-[ツール]-[住所録 7桁変換]または[住所録 旧･新住所変換]をクリックします。
　
A 変換の確認のダイアログが表示されたら、[OK]をクリックします。
　
ヒント
住所を変換の時、複数の郵便番号の候補が存在するときなど、正しく変換が行われなかった場合、次のダイアログが表示されます。
正しく変換が行われなかったカードの郵便番号の項目は、空白の状態になることがあります。このときは、該当する住所録カード画面に戻り、[郵便番号検索]ボタンを使って7桁の郵便番号を自動入力してください。



３：住所録を活用する
住所録のデータベース機能により、住所録の内容を検索して置換したり、特定の条件に一致したカードだけを選んで表示させたりでき、効率的に宛名印刷を行うことができます。
１ 並べ替える
　
カードを特定の条件で並べ替えることができます。ここでは、まず地域ごとに並べ替え、さらにその地域ごとに間柄順で並べ替えてみます。カードの並べ替えは、[住所録]ウィンドウでも行えますが、[一覧]ウィンドウを使うと便利です。
補足
住所録カードは、並べ替えを行う前は、フリガナ順に並んでいます。
条件を指定する
@ まず、メイン画面左下の[並び替え]ボタンをクリックします。
A [カード並べ替え]ダイアログが表示されます。項目リスト右側のボタンをクリックし、表示されるリストから最優先される条件項目を選択します。
※初期値では[フリガナ]順が表示されています。
注意
例えば、東京都に住む友人を表示する場合、間柄を[最優先される条件]にし、自宅住所を[2番目に優先される条件]にします。
補足
氏名をあいうえお順で並べたい時は、［氏名］でなく［フリガナ（デフォルト）］を選択してください。［氏名］を選ぶと、漢字コード順に並べ替えられます。
B 項目リスト右側のボタンをクリックし、表示されるリストから2番目に優先される条件項目を選択してから[OK]をクリックします。同様にして、3番目に優先される条件項目も選択することができます。
C カード並べ替え]ダイアログが消え、指定した条件で並べ替えが実行されます。
ヒント
並べ替えを行うキーワードとして、以下の項目が指定できます。
フリガナ（デフォルト） 敬称1 会社住所1
氏名 敬称2 会社住所2
敬称 敬称3 会社名
間柄 敬称4、5 事業所名
自宅〒7桁 生年月日（個人） 部署名1
自宅住所1 性別（個人） 部署名2
自宅住所2 自宅TEL 役職名
連名1 自宅FAX 会社TEL
連名2 携帯（個人） 会社FAX
連名3 Pベル（個人） 携帯（会社）
連名4、5 会社〒7桁 Pベル（会社）

補足
「フリガナ（デフォルト）」とは、初期設定ではフリガナ順に並んでいることを指しています。

　
2 検索・置換をする
　
検索と置換は同時進行で行うことができます。
文字列を検索する
ここでは、E-mailアドレスで、組織体を表す「or」(例：△△△@×××.or.jp)を検索して文字列の検索を説明します。
@ 画面上のツールバーの[先頭カードへ]ボタンをクリックします。
A 続いて[検索]ボタンをクリックします。
　
補足
[検索／置換]ボタンは[一覧表]ウィンドウのツールバーにもあります。
B [検索・置換]ダイアログが表示されます。検索文字列として「or」を入力し、[下検索]をクリックします。
　
ア 選択されているときは、ORとorが別の文字として区別されます。
イ 選択されているときは、全角のｏｒと半角のorが別の文字として区別されます。
ヒント
検索スピードを上げるには：下のように、[対象項目]を[全ての文字列項目]から[E-mail（個人）]に変更して項目を絞ることで、検索／置換のスピードが速くなります。
※ 一度に複数の項目の検索をすることもできます。
注意
[E-mail（個人）]に項目を絞った場合は、[E-mail（会社）]内の文字列は検索されません。
C カードの並び順の後方に検索が行われます。更に、後方に検索するには、もう一度[下検索]をクリックします。次のカードが検索され、表示されます。
　
ア 検索した文字があるカードが表示されます。
文字列を置換する
今度は見つかった文字列を置換します。前方向に検索して「or」を「ne」に置換してみます。
@ 置換文字列として「ne」と入力し、[上検索]をクリックします。
　
A 先ほど最後に検索されたカードが再度検索されます。そのまま、[単一置換]をクリックします。
　
※ 文字列が見つかると、置換用のボタンがアクティブになります。
B 文字列が置換され、次のカードの検索文字列が表示されます。置換を継続するときは、[単一置換]を再度クリックします。
ヒント
[検索・置換]ダイアログの[全置換]ボタンをクリックすると、検索した文字列が含まれるすべてのカードの該当文字列が一度に置換されます。
C 現在表示されているカードの文字列が置換され、検索文字がなくなると、次のダイアログが表示されます。ここで[いいえ]をクリックします。
　
D 最後に[閉じる]をクリックし、[検索・置換]ダイアログを閉じます。
チェック項目を検索する
カードに設定されているチェック項目を条件に、検索することができます。ここでは、[会社宛に出す]がチェックされているカードを検索してみます。
補足
印刷マークや印刷条件の[会社宛に出す]、[自宅宛に出す]などのチェック項目は、チェックされている（いない）で検索します。
@ [検索／置換]ダイアログの[チェック]タブをクリックします。
※ チェック項目検索用に内容が変わります。
A 対象項目リスト右側のボタンをクリックし、表示される一覧から[会社宛に出す]を選択します。
B [上検索]または[下検索]ボタンをクリックします。
　
C [会社宛に出す]がチェックされているカードが検索されます。
チェック項目を置換する
チェック項目は、置換をしてチェックを外したり付けたりすることができます。ここでは、[会社宛に出す]のチェックを外してみます。
@ [単一置換]をクリックします。
※ 初期値では[チェックを外す]が選択されています。
A [会社宛に出す]のチェックが外され、[自宅宛に出す]がチェックされます。
出受履歴を検索／置換する
年賀状などの出受記録を条件に、カードを検索することができます。喪中の知らせを受けた人を検索してみます。
@ [出受履歴]タブで絵柄ボタンを1回クリックし、絵柄を喪中マークにしてから[上検索]、または[下検索]をクリックします。
ア 対象の年が選択できます。
イ 対象の種類が選択できます。
ヒント
　 年賀状の場合は、1回クリックすると喪中マークになります。
　 もう1回クリックすると絵柄が無くなります。
絵柄が無いのは、受け取った記録を付けていないことを表します。もう1回クリックすると、郵便受けの絵柄（受け取った記録）に戻ります。
補足
喪中マークは年賀状だけに付きます。
A 指定した年に喪中の知らせを受けたカードが検索されます。
ヒント
ア ここをクリックして絵柄を変えることができます。
イ ここをクリックして[出]マークにすると、送付の記録が検索できます。
ウ ポストの絵柄に変わります。もう1回クリックすると、[無し]になります。
この設定では、2000年に暑中見舞を出した人のカードが検索されます。[単一置換]、または[全置換]ボタンをクリックすると、[置換内容]に表示されたマークへ絵柄を変更することができます。
3 抽出する
　
まず、去年年賀状をもらった人を抽出してみます。
補足
特定の条件に一致するカードだけを住所録から選び出すことを抽出といいます。
抽出する
年賀状をくださった人のカードを抽出します。
@ ツールバーの[抽出]ボタンをクリックし、表示されるメニューから[抽出]を選択します。
補足
[抽出]ボタンは[住所録]ウィンドウのツールバーにもあります。
A [抽出]ダイアログが表示されます。[抽出の種類]欄右側のボタンをクリックし、表示されるリストから[出受履歴]を選択します。
補足
指定した条件のカードを探し出す「検索」に対して、「抽出」すれば、条件に一致するカードだけの一覧を表示します。抽出を解除すれば、元の住所録カード表示に戻すことができます。
B 出受履歴用の設定表示に変わります。2002年に年賀状を受け取った設定になっています。ここではこのまま[OK]をクリックします。
　
ア [受]と[出]を切り替えることができます。
イ 年賀状の場合、喪中マークに切り替えることができます。
補足
右のダイアログの[抽出条件]では、表示させた絵柄がマークされていないカードだけを抽出するように指定することもできます。
C 抽出が実行されます。抽出が完了すると、次のダイアログが表示されるので、[OK]をクリックします。
　
　
※ 2002年に年賀状をくださった人が表示されます。
補足
[住所録]ウィンドウにも、抽出されたカードだけが表示されます。
抽出を追加する
今度は、今年になってから知り合った人を抽出し、現在抽出されている表示に追加します。
@ もう一度、ツールバーの[抽出]ボタンをクリックし、追加されるメニューから[抽出]を選択します。
補足
[抽出]ボタンは[住所録]ウィンドウのツールバーにもあります。
A [抽出の種類リスト右側のボタンをクリックし、表示される一覧から[日付・数値]をクリックします。
B [比較データ]に「2002/01/01」と入力します。
C [比較データと一致及び、大きいものを抽出]をクリックして選択し、[OK]をクリックします。
　
注意
日付は、YYYY/MM/DDの形式で入力してください。
補足
右の設定では、2002/01/01を含め、その日以降に登録したカードが抽出されます。
D 次のダイアログが表示されます。このまま[OK]をクリックします。
　
※ ここが選択されているときは、追加が行われます。
　 今年（2000年と仮定）年賀状をくださった人と、今年になってから新 しく知り合った人が抽出されました。今度は、これらの人すべてに年 賀状を送ったか確認してみましょう。再度[抽出]ボタンをクリックし て、[抽出]ダイアログを表示させます。
E 今年登録したカードが抽出され、前に抽出したカードに追加されます。
抽出から除外する
現在選択しているカードを抽出から除外することができます。
@ 抽出から除外したいカードを選択し、[抽出]ボタンをクリックして表示されるメニューから[抽出から除外]を選択します。
注意
[抽出から除外]ボタンは[住所録]ウィンドウにはありません。
ヒント
[住所録]ウィンドウで除外する場合は、除外したいカードを表示させます。
A 抽出からの除外を確認するダイアログが表示されます。このまま[OK]をクリックします。
　
B 選択していたカードが除外されます
抽出を解除する
抽出作業が終了したら抽出を解除し、元の住所録カード表示に戻します。[抽出]ボタンをクリックして、表示されるメニューから[抽出を解除]を選択すると、元の表示に戻ります。
補足
[抽出の解除]ボタンは、[住所録]ウィンドウのツールバーにもあります。
ヒント
抽出したカードは、[抽出]ボタンをクリックして表示されるメニューから、[抽出をファイルに保存]を選択するとファイルに保存できます。[抽出をファイルに保存]ダイアログが表示されるので、ファイル名を指定して保存します。
ヒント
チェック項目も抽出の種類として選択することができます。
ア 抽出条件で、チェックされている／いないが指定できます。
イ 比較項目として選択できる項目です。
4

ファイルの連結と重複データの削除
　
「筆休め2006」で作成した2つの住所録ファイルを、1つにまとめる（連結する）ことができます。
住所録を連結する
@ 元になる住所録を開いて表示し、[住所録]-[ツール]-[住所録　連結]をクリックします。
補足
例えば、住所録ファイル「住所録1.fya」の後ろに住所録ファイル「住所録2.fya」を追加することができます。
参照
他のアプリケーションのファイルを住所録に取り込むことができます。連結するときは、外部データを取り込み、一度「筆休め2006」のファイルとして保存する必要があります。
詳しくはコチラ
A 連結するファイルを指定するダイアログが表示されます。連結するファイルを指定し、[開く]をクリックします。
　
※ 任意のドライブ／フォルダが指定できます。
注意
本バージョンの住所録ファイルだけが連結可能です。
B 連結処理が開始され、ここで指定した住所録ファイルが現在開いている住所録に追加されます。
重複したカードを削除する
住所録を連結すると、同じカードが存在してしまうときがあります。「筆休め2006」では、重複するカードを自動的に探し出し、削除することができます。
@ [カード・一覧]-[住所録　重複カード削除]をクリックします。
A 重複するカードが見つかった場合、次のダイアログが表示されます。このまま[OK]をクリックすると、重複したカードが削除されます。
　
ヒント
重複したカードが存在しなかったときは、次のダイアログが表示されます。

　

　
5 一覧表示の設定する
　
使用方法に応じ、一覧の表示項目や区分けの色を設定することができます。
一覧に表示させる項目を設定する
まず、よく参照する項目だけを一覧に表示させるように設定します。
@ [設定]ボタンをクリックし表示メニューから[一覧表示設定]を選択します。
A [一覧表示設定]ダイアログが表示されます。一覧表示から消す項目のチェックを解除し、[OK]をクリックします。
※ クリックすると、初期設定（デフォルト）に戻すことができます。
ヒント
以下のカテゴリから項目の表示／非表示を指定します。非選択の項目が一覧表示されなくなります。
ア タブをクリックし、各カテゴリに付属する項目を表示させます。
イ クリックして選択／非選択を切り替えます。
ウ 履歴年ごとの項目が表示できます。
一覧表示の文字色・背景色を指定する
@ [指定する部分]欄右側のボタンをクリックし、表示される一覧から色を指定する対象を選択したら、[色変更]をクリックします。
ア クリックすると、初期設定（デフォルト）に戻すことができます。
イ 現在設定されている色サンプルが表示されます。
A 次のダイアログが表示されます。任意の色をクリックして指定し、[OK]をクリックします。
B 元の画面に戻ったら、もう一度[OK]をクリックします。
ヒント
一覧の色設定の指定場所を下に示します。
ア フリガナ・氏名の文字色
イ フリガナ・氏名の背景色
ウ ボタン項目の文字色
エ 他項目の文字色
オ 他項目の背景色
カ ボタン項目の背景色


４：住所録を印刷する
1 住所録の印刷をする
　
一覧は表の形式のままで印刷することができます。
@ [ファイル]-[印刷条件設定]-[一覧印刷設定]をクリックすると、[一覧印刷設定]ダイアログが表示されます。ここで一覧の印刷設定を行います。
ア 印刷するフォントとサイズを指定します。
イ カード番号を付けるかどうか指定します。
ウ クリックすると、初期設定（デフォルト）に戻すことができます。
エ 行間隔を「狭い、普通、広い」で指定します。
オ 余白をmm単位で指定します。
カ 印刷する項目を指定します。
キ 各カテゴリを指定します。
A 設定が完了したら、[OK]をクリックします。
注意
印刷する前に、用紙のサイズやトレイを指定しておいてください。
ヒント
[一覧]ウィンドウを選択し、ツールバーの[印刷]ボタンをクリックすると、[印刷]ダイアログが表示されます。[住所録]をクリックすると、[一覧印刷]ダイアログが表示されます。各項目を指定して[OK]をクリックすると、印刷が始まります。
↓
ア 表題を入力します。
イ 印刷マークがチェックされたカードだけ印刷するときには、これを選択します。
ウ 印刷するカードの範囲をカード番号で指定します。
注意
[宛名]ウィンドウや[文面]ウィンドウが開いている場合は、そちらが選択されていないか確認してください。

　


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